Videoconferencias. 10 claves para mantener reuniones profesionales

Realizar una videoconferencia es una tendencia en constante crecimiento dentro de los ambientes laborales. Esta tecnología permite conectar con cualquier parte del mundo, sin la necesidad de tener que trasladarnos a un punto de reunión.

Videoconferencias. 10 claves para mantener reuniones profesionales

Acceder a servicios como Hangouts o Skype es cada vez más habitual para cualquier usuario. La videoconferencia ha experimentado un crecimiento de uso en los emprendedores, ya que genera una experiencia muy satisfactoria y supone importantes ahorros en costes en relación a las reuniones presenciales.

Videoconferencia, definición y crecimiento

Mediante las videoconferencias, conseguimos que la tecnología nos facilite la integración entre la vida personal y laboral. Es posible realizar las tareas laborales desde cualquier lugar, y mantener reuniones y negociaciones como si se estuviera en la oficina. Además de ahorrarnos tiempo podemos realizar otro tipo de gestiones como recoger a los niños del colegio, pasar más rato con la familia o gestiones tan simples, pero a menudo complicadas por horarios, como ir al banco o al médico. Gracias a las videoconferencias, una reunión se puede organizar en minutos y la información está siempre actualizada y a tiempo.

Sin embargo, el hecho de que te conectes desde tu casa, un hotel, una terraza al aire libre, o cualquier otro emplazamiento en lugar de estar en una sala de juntas, no es una excusa para seguir unas determinadas normas de conducta. No podemos dejar que una pantalla pequeña y una atmósfera más o menos informal den al traste con el cierre de un acuerdo, una entrevista de trabajo o un negocio.

Cabe pensar que en un ambiente virtual podríamos estar más relajados pero no es así, una videoconferencia tiene la misma importancia que una reunión presencial. No debemos olvidar que:

“La comunicación es la mejor forma de crear relaciones fuertes”.

Jada Pinkett Smith

Ventajas de las videoconferencias

Una herramienta tan efectiva como la videoconferencia permite combinar sonido, imagen y comunicación verbal por lo que hemos de emplear nuestro lenguaje no verbal a la hora de poner énfasis, despertar interés, establecer objetivos.

No tengas en tu mente que las videoconferencias son una reunión mezcla entre hablar por teléfono y tener contacto “cara a cara” con una persona. Es un canal completamente distinto, por lo que tiene sus propias reglas. Por ejemplo, ten presente que, aunque no estés hablando, la gente te está viendo por lo que siempre debes comportarte. Tenemos tendencia a priorizar nuestras palabras y restar importancia a cómo se transmiten y hay que tener en cuenta que entre el 60 y el 80% de lo que se comunica es precisamente lo que no se dice.

Claves de etiqueta para realizar una videoconferencia

Pero, ¿conoces las reglas de etiqueta para estar frente a una cámara en Internet?.  Si tomas la decisión de reunirte con clientes, socios o amigos de manera “virtual”, no olvides poner atención a estos consejos para tener una comunicación efectiva:

• Entender y revisar los aspectos técnicos

Es prioritario entender y revisar los aspectos técnicos. Antes de comenzar, no te olvides comprobar que existe una buena conexión a internet y que el audio, la iluminación y la cámara funcionan correctamente. Nos estamos jugando la imagen que queremos mostrar, qué se verá y cómo se verá. Conectarse con anticipación es recomendable para prever cualquier clase de imprevisto. Ni que decir tiene que nuestro espacio se encontrará ordenado y adecuado para la ocasión.

• Saludo e inicio de la videoconferencia

Rompe el hielo con un buen saludo e inicio de la videoconferencia. Al no estar cara a cara, hemos de sustituir el apretón de manos por nuestra más cordial y cálida de las sonrisas. Esto abre el canal de comunicación y pone en la misma sintonía a ambas partes, lo repetimos muchas veces, “la sonrisa abre muchas puertas”. Una buena manera de comenzar es conociendo mínimamente a nuestro interlocutor. Los perfiles en redes sociales, si tiene blogs, si hemos hablado telefónicamente con anterioridad, nos ayudarán a poder comentar algo sobre sus gustos u objetivos y comenzar la conversación.

• Cuida mucho tus gestos

Cuida mucho tus gestos. La actitud corporal ha de ser relajada, hay que estar cómodamente sentado  y con la espalda recta.

No hagas muecas, bosteces, comas algo, masques chicle, juegues con los bolígrafos, tamborilees con los dedos pensando que el interlocutor está distraído mirando a otra parte, porque puede pillarnos mostrando un gesto poco adecuado y lo que llegarás a trasmitir es aburrimiento e incluso falta de respeto. Acercarse demasiado a la cámara, además de deformar nuestra imagen, dará la sensación de que invadimos el territorio de nuestro interlocutor creando incomodidad, como ocurre si nos acercamos mucho a otra persona cuando hablamos.

• La importancia de la mirada

La importancia de la mirada. La mirada es una muestra de atención e interés por nuestro interlocutor y por nuestra conversación, por ello es conveniente mirar a la cámara. Esto hará que nuestro interlocutor tenga la sensación de que le están mirando a los ojos. Procura colocar la cámara de manera adecuada para no forzar la postura o aparecer mirando a otro sitio. Si quieres mostrar una actitud atenta y no ofrecer una sensación de extrañeza o desconfianza, es importante asentir con la cabeza y no fruncir el ceño ni arquear las cejas. Es aconsejable evitar que el pelo cubra la cara.

• Muestra una imagen personal impecable

  Muestra una imagen personal impecable. Lo más importante, sobre todo al inicio, es transmitir confianza y credibilidad y la ropa no debe ser motivo de inquietud o distracción. Por respeto a nuestro interlocutor hemos de elegir la indumentaria con el mismo criterio que si la conversación fuera presencial. Se debe conseguir que la ropa no distraiga porque auténtico objetivo que es el tema en el que se centra la videoconferencia. No cometas el error si la videoconferencia se lleva a cabo en casa de arreglarte sólo de cintura para arriba porque crees que no te van a ver. Imagina que surge la necesidad de levantarse a por cualquier material que no se tenga a mano y muestras un aspecto tan poco profesional

• Estudia y ten presente la expresión de tus manos

  Estudia y ten presente la expresión de tus manos. Es imprescindible ofrecer una imagen que denote tranquilidad, dejar a un lado gestos que muestren agresividad o llevar a cabo movimientos bruscos. Utiliza las manos sabiamente para reforzar tu discurso y mostrar dinamismo se pueden mostrar manos entrelazadas para transmitir tranquilidad y demostrar que estás receptivo.

Hay posiciones de manos y brazos que muestran cierto rechazo para la conversación, como cruzar los brazos. Es aconsejable mostrarlas de manera que no tapen la cara teniendo cuidado de no acercarlas a la cámara para que no aparezcan demasiado grandes.

• Evitar los ruidos

  Evitar los ruidos. No nos cansaremos de repetirlo pero el móvil debe de estar apagado o en silencio y lejos para no distraernos. Cuidar los ruidos es importante porque se amplifican y pueden resultar molestos. Por supuesto la videoconferencia es un momento para estar concentrados, evitar que los que nos rodean pasen y puedan interrumpir, y si es en nuestra casa evitar que los niños y los animales de compañía hagan su aparición. Tampoco son acertados los ruidos que se producen con el manejo del ordenador al abrir o trasladar documentos, los sonidos que se producen al mover con los pies de forma repetitiva, pueden distraer y molestar las pulseras o el reloj rozando la mesa sobre la que está situado el ordenador.

• No perder de vista la escucha activa

  No perder de vista la escucha activa. Estaremos pendientes en todo momento de las reacciones del interlocutor que nos darán pistas de cómo se siente. Si se le cierran los ojos, si bosteza, si se sujeta la cabeza sobre un puño, cruza los brazos, deja de mirar a la cámara y se entretiene con otra cosa o le cuesta mantener la mirada es que ha perdido el interés y hay que retomar su atención.

• Respeta los tiempos, la puntualidad

  Respeta los tiempos, la puntualidad. La puntualidad es respeto a uno mismo y a los demás. “El tiempo es oro” afirma un refrán. Más bien el tiempo es un bien escaso que no debemos desaprovechar. ¿Qué piensas tú cuando alguien no cumple con la puntualidad? Es una falta de cortesía, de educación, de valores y buenas maneras. Ahora que hablamos tanto de “marca personal”, debemos pensar que la puntualidad dice mucho de nosotros. Si quieres que los demás tengan una buena percepción de ti, la puntualidad es una exigencia. ¿Qué te aporta? Entre otras cosas proyectas seriedad, confianza y profesionalidad. Establece horarios para hacer las videoconferencias y así evitar contratiempos.

“Es difícil mostrarte confiable cuando la gente tiene que esperarte”.

Wes Fessler.

• Despedirse de forma cordial

  Despedirse de forma cordial. Si hemos llegado hasta este punto y todo ha discurrido de manera fluida, ya tenemos un camino recorrido. Puede ser que nuestra negociación haya llegado a buen puerto, que tengamos una próxima reunión para confirmar nuestros acuerdos o bien que contemos con un buen contacto para desarrollar nuestra tarea. Finalmente despídete de forma afable con la mano y una sonrisa sincera que se prolongue unos segundos más allá de haberse cerciorado de que se ha producido la desconexión. Puede ocurrir que creamos que nos hemos desconectado y no ser así por algún error.

Espero que sea de utilidad y que logres el éxito en tus próximas videoconferencias aplicando estas claves

Si has llegado hasta aquí, ¡muchas gracias por leerme!