Productividad al poder: Herramientas que te pueden ayudar

El tiempo. Ese bien tan valioso

Bienvenido octubre. Como dice el refrán: “En octubre de hojas el campo se cubre” y ya estamos en pleno otoño.

El tiempo pasa volando y de tiempo, productividad y herramientas para facilitarnos nuestro día a día vamos a hablar en este post. Y veréis por qué. El pasado día 9 de octubre, tuve la oportunidad de asistir y colaborar en el II Congreso de la Mujer que nos ha permitido conocer todas aquellas oportunidades en el ámbito del empleo, el emprendimiento y la microempresa, trasladar las herramientas que permiten, mayor autonomía en el desarrollo personal, familiar, empresarial y social de las Mujeres, y acercar lo más relevante del mercado empresarial para seguir enriqueciendo y empoderando a la Mujer Emprendedora, además de conocer de primera mano 4 casos de Éxito de Mujeres Emprendedoras que se han arriesgado a hacer realidad sus ideas, han consolidado sus empresas y han sido capaces de remover el sector empresarial español. ¡Todo un éxito de asistencia y participación!

Como colaboradora  desarrollé un papel muy bonito, estar detrás del escenario e ir organizando a los diferentes ponentes que iban a participar. Esto me permitió, en los breves momentos de preparación, intercambiar opiniones, pequeñas charlas, conocer de primera mano los temas a tratar y sobre todo centrarme en las personas. He de decir que se creó un pequeño espacio de conexión y confidencias que me confirmó una vez más un tema recurrente: las prisas, la falta de tiempo, la falta de organización y la sensación de no poder con todo.

Productividad al poder: Herramientas que te pueden ayudar

Nos hemos enfrentado anteriormente con este tema en el post El reloj, el gran aliado del emprendedor  y  como ya os comentaba sigo pensando que, con tanta conectividad y recursos de los que disponemos, nuestra calidad de trabajo, de vida y convivencia es cada vez peor. Tenemos asumido que  no hay tiempo para nada, que nuestra productividad está en horas bajas y que es necesario hacer mil cosas a la vez.  Seguro que en más de una ocasión te has encontrado diciéndote aquello de  “hoy no he hecho nada de lo que había planificado”. ¿No estás siempre con la presión que no puedes malgastar ni un minuto de tu ajetreado día?

“Vivimos rodeados numerosos estímulos que requieren de nuestra atención en el día a día, y la rapidez con la que se nos presentan nos puede llegar a agotar”

Además para acabarlo de completar cuando no gestionas bien tu tiempo vives en una constante sensación de frustración y decepción porque como oímos a menudo “no nos da la vida”. ¿cómo podemos arreglar esto? ¿qué es lo que nos va a funcionar? En mi caso yo lo resumo en cuatro tips fundamentales:

Productividad al poder: Herramientas que te pueden ayudar para gestionar bien tu tiempo.

Encontrar nuestro espacio

No me refiero ni es necesario que tengas una oficina alquilada, o que te encierres en una biblioteca o sala de reuniones sino a que te sientas cómodo en un espacio. En mi caso hay ratos que trabajo en una oficina y necesito tener todos los papeles, archivadores y objetos de escritorio organizados y lo que necesito. El tiempo que trabajo desde mi casa procuro “encerrarme” porque muchas veces estoy llena de distracciones del tipo “tendría que haber puesto una lavadora” “tendría que haber dejado contestado este correo” …  en fin, los famosos “deberías” y “tendría que”. En definitiva, con un lugar  específico y organizado, no perderás el tiempo buscando algo que necesitas y además tendrás mayor motivación para empezar a trabajar

Estar abierto a aprender constantemente

Hoy en día tenemos en nuestras manos muchas fuentes que nos van a ayudar a mejorar nuestro desempeño profesional y personal. Tenemos que ser conscientes que no sabemos de todo y en ese “todo” es necesario que aprendas materias, herramientas o habilidades que te van a aportar valor a ti y a tu proyecto y, por lo tanto a tus clientes. En mi caso, por ejemplo, acudo a bastantes cursos y formaciones en comunicación que me ayudan a sacar nuevas ideas o actualizarme. He establecido el hábito de leer al menos media hora todos los días acerca de disciplinas que me ayudan en mi profesión y que me aportan otros enfoques. Tal vez no todo lo que me digan te sea de utilidad pero comparar y establecer ideas nuevas hace que valga la pena.

Organización, organización y más organización

Conozco muchas personas que me dicen que llevan sus tareas y sus actividades pendientes en la cabeza sin ningún problema. He de decir que no soy una de esas personas. Si no lo escribo  es como si no fuera conmigo. Soy de las personas “listísimas” 😄😄 y no me refiero  mi inteligencia sino a la costumbre de hacer listas y

listas.  Pero no de cualquier manera, es mejor olvídarse de las hojas sueltas o en blanco, o de apuntar ideas fuera de lugar. La limpieza y orden juegan a nuestro favor. Hace unos meses descubrí un sistema que te contaré en otro punto de este post y que a mí me funciona. Es un sistema en el cual tomas cualquier cuaderno y lo vuelves en tu agenda personalizada. Se llama bullet journal y seguro que no te deja indiferente.

La idea es que encuentres la manera de organizarte que funcione para ti y con ella puedas hacerle seguimiento a tus tareas, proyectos pendientes y pasos a seguir. Te sentirás aliviado a medida que vayas acabando tareas y rebajando los asuntos pendientes por orden de importancia

Planificar y tener tus metas claras

Cuando comenzamos un nuevo proyecto estamos llenos de motivación e ilusiones y a veces perdemos la perspectiva  y no nos paramos a pensar exactamente qué queremos. Lo mejor es primero sentarte y pensar realmente qué es lo que quieres lograr y cómo exactamente. Así tienes claro tu objetivo y puedes planificar en relación con lo que has establecido (esto es el punto de partida, no significa que pasado el tiempo no lo puedas modificar). Me sirve bastante ver marcas y personas que desarrollan actividades parecidas y tomar nota de lo que me gusta y de lo que no para ir potenciando mi propia. Fíjate exactamente qué cambios tienes que hacer para lograrlo (actitud, responsabilidades, empuje, etc.) y tenlos muy presentes.

“Si tu forma de trabajar te lleva a una sensación de agobio constante y de que “no te da la vida” es necesario que fomentes una mentalidad de cambio”

Está claro que los “tengo que” pueden producir estrés, sobre todo cuando se nos van acumulando,  incluso pueden llegar a bloquearnos. ¿Cómo podemos organizar todo lo que se mueve a nuestro alrededor sin morir en el intento?  Como vemos, la gestión del tiempo es toda una ciencia, y me gustaría compartir con vosotros este artículo GESTIÓN DEL TIEMPO ▷ 36 TIPS que cambiarán tu Vida Hoy  que proporciona ciertas claves con las que con toda seguridad conseguiremos estar algo más centrados y tranquilos para conseguir materializar nuestros proyectos.

Productividad al poder: Herramientas de organización que te harán la vida más fácil

Muchas veces nos vamos preguntando ¿por qué el día no tiene un par de horas más? ¿por qué estamos pendientes del reloj constantemente?  Los profesionales de la gestión del tiempo y la productividad nos hacen ver que lo que nos ocurre es consecuencia de una falta de organización, y que existen métodos para conseguir una gestión eficaz del tiempo, eso es cierto, aunque… profundizando más ¿tenemos “tiempo” para pararnos y recapacitar qué estamos haciendo mal y en que tenemos que cambiar? Sería necesario hacerlo ya que nuestra salud y nuestra familia nos lo van a agradecer.

Si emprendemos, nos toca llevar la batuta en muchas de las actividades, nos pasamos gran parte del día contestando mails y atendiendo llamadas, la contabilidad la gestionamos puntualmente con el consiguiente tema de facturas y  papeleos, vendemos nuestros servicios, productos  o nuestra marca marca, siempre para conseguir nuevos clientes, en muchos casos somos community manager y escuchamos a los clientes potenciales en redes sociales, creamos contenidos y publicamos post de interés y así se me van ocurriendo otras tantas actividades que me estoy agobiando sólo de pensarlo.

Viendo la realidad y la sociedad tan acelerada que nos rodea, no te voy a decir la manera en la que has  de gestionar tu tiempo, pero sí que quiero ayudarte porque a día de hoy disponemos de muchas herramientas digitales diseñadas para hacernos más sencillo nuestro día a día,  nos permiten ahorrar tiempo y poner foco en lo que verdaderamente es importante en nuestro negocio o proyecto, llegar a tiempo nuestras reuniones, facturar en línea, gestionar tus redes sociales, compartir información con nuestros clientes o empleados… todo a un clic. Es increíble pero la misma tecnología que nos distrae a la vez nos facilita la vida y nos permite gestionar bastantes de tareas desde tu nuestro ordenador o incluso mejor, desde nuestro teléfono móvil.

En este punto, aunque hay muchas más y seguro que algunas las has utilizado, quiero traerte las aplicaciones más útiles que he encontrado y utilizado para que pueden facilitarnos nuestra productividad y hacernos más llevadero el día a día y como hemos hablado, el orden nos simplifica y facilita la vida, las vamos a clasificar en categorías

MANTÉN TUS CLAVES PROTEGIDAS

Hay muchas formas de protegerse en internet, pero todo empieza por las contraseñas que uses. Si quieres estar seguro no sólo tienes que usar claves largas con letras, números y símbolos, sino que además tienen que ser distintas para cada servicio. Si no te arriesgas a que un fallo externo pueda comprometer todo.

Cualquier empresa que nazca hoy en día tiene que tener la ciberseguridad como uno de sus pilares. Podemos utilizar de gestores de contraseñas como 1Password, disponibles en el navegador y tiene aplicaciones para Windows, Android, iPhone/iPad y Mac; hacen que todo esto sea más fácil almacenando todos los inicios de sesión de forma segura y encriptada. Incluso puedes compartir las claves de forma segura con tus compañeros gracias a sus planes para equipos.

“Saca partido a tu mejor momento del día y resérvalo para la parte más dura del trabajo”

¡FUERA PAPELEOS!

Se acabó eso de perder documentos o no saber dónde los has dejado. Con aplicaciones como Scanbot (disponible para Android e iPhone/iPad) puedes digitalizar cualquier documento, recibo, factura o tarjeta de visita usando únicamente la cámara de tu móvil. El resultado es un PDF en el que incluso puedes buscar dentro del texto.

CONTABILIDAD

Facturas Fácil . Es una aplicación de gestión que te permite realizar y enviar las facturas de una forma fácil y cómoda. La versión gratuita sirve para realizar un número limitado de facturas.

Facturadirecta.com: Es un programa de facturación y contabilidad online para pequeños negocios y autónomos. Se pueden crear facturas, presupuestos, albaranes o proformas y controlar tus gastos. Además, dispone de conciliación bancaria e impuestos. También dispone de integraciones con otras aplicaciones en la nube para automatizar las tareas administrativas. Tiene habilitadas aplicaciones móviles para Android y iPhone y planes gratis de hasta 10 clientes.

Declarando : Un asesor fiscal virtual para los autónomos que te ayuda a presentar los distintos modelos a Hacienda y ahorrar el máximo posible en el pago de impuestos prometiendo ahorros de hasta 4.000€ al año en impuestos.

iConta . Es un complemento gratuito para los que ya disponen de ContaPlus. Esta herramienta te permite registrar tus gastos e ingresos para después enviarlos a ContaPlus para ser contabilizados. Los gastos se clasifican por categorías, donde podrás generar gráficos y estadísticas acerca de los últimos movimientos. Puedes descargarla para tu móvil en iTunes o Google Play.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Con la cantidad de datos e información que tenemos que gestionar a diario, se ha vuelto imprescindible tener una agenda con la que organizar nuestras tareas y poder diferenciar lo fundamental de lo que tiene menor importancia.

Evernote es una de las aplicaciones más antiguas y muy apreciada por los emprendedores que la consideran excelente para tomar notas. Planifica, guarda registros y gestiona proyectos desde cualquier dispositivo, incluso sin conexión a Internet. Dispone de versión gratuita y de pago. Te permite guardar, sincronizar y compartir todo.

Google Calendar. Esta herramienta de Google es una de las clásicas para ganar tiempo y aprovechar el día al máximo.

Todoist es otra app de listas y gestión de tareas. Permite añadir notas a las tareas, con opciones de prioridades, fechas de finalización, etcétera. Puedes hacerles seguimiento a todas tus actividades, desde las cosas más sencillas hasta tus proyectos más ambiciosos. La versión básica es gratuita, pero no están habilitadas todas las opciones.

Remember de milk, una aplicación inteligente de lista de tareas para personas muy ocupadas. La app contempla prácticamente todas las posibilidades relacionadas con la gestión de tareas, desde ubicaciones hasta contactos, así como la posibilidad de crear listas compartidas por otros usuarios de la aplicación.

“Un objetivo que no se escribe en papel es una simple fantasía”

Darren Hardy

ESTUDIOS DE MERCADO

Es muy importante conocer el entorno competitivo en el que va a desarrollarse tu servicio o producto y el mercado al que te vas a dirigir.

RotatorSurvey . Es una aplicación profesional que permite diseñar, procesar y analizar encuestas de todo tipo y tamaño útiles para conocer la opinión del mercado antes de salir a la calle. Es capaz de crear sofisticados cuestionarios y proporciona las facilidades que tienen las empresas de investigación de mercado. Dirigida a investigadores, agencias de estudio de mercado y empresas de opinión pública que requieren alta calidad, máxima productividad, trabajo en equipo y bajo costo.

Calculadora freelance . Consiste en una calculadora online gratuita para saber el precio por hora que deberías cobrar como mínimo siendo autónomo. Enfocado a diseñadores gráficos, diseñadores web, programadores, traductores, community managers y otros profesionales que ofrecen servicios similares.

Quicksprout . Todo lo que necesitas para hacer crecer su negocio on line, te ayuda a conocer cómo está posicionada tu web, en cuanto a SEO, competidores, keywords, rankings y otros parámetros.

CREACIÓN Y GESTIÓN DE EQUIPOS

Si quieres llegar a cumplir objetivos y tiene un equipo, es necesario poder coordinarlo y delegar gestionando así las tareas de forma eficaz.

Trello. Es una de las herramientas preferidas por startups por su flexibilidad y facilidad para gestionar equipos. Una vez realizado el trabajo o el proyecto, podrás compartirlo con el resto de los trabajadores de la empresa rápidamente. Permite, además, crear tu agenda, hacer encuestas y automatizar tareas. Dispone de una versión gratuita y otras para negocios de suscripción mensual

Google Drive : Una gran solución de almacenamiento en la nube que no requiere ningún tipo de instalación. Es una aplicación de Google que permite compartir todo tipo de documentos, como un texto en PDF, hojas de cálculo, historias, diseños, dibujos, grabaciones o vídeos. Otra de sus ventajas es que permite modificar cualquier documento a tiempo real junto con tu equipo de trabajo. Con una cuenta de Google, tus primeros 15 GB de espacio de almacenamiento son gratuitos.

Teamleader . Proporciona una solución en la nube para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), la gestión de proyectos y la facturación. Ofrece compras dentro de la aplicación. Permite integrar e intercambiar información con más de 200 aplicaciones y herramientas. La puedes descargar gratis en Google Play y en Apple Store.

TeamViewer . Ofrece soluciones para la conectividad remota rápida y segura. Permite acceder a pantallas de dispositivos iOS en tiempo real y controlarlos desde cualquier equipo de sobremesa o dispositivo móvil. También se puede acceder de modo similar a los dispositivos Android.

Wrike . Esta herramienta tiene su gestión en la nube. Se ha convertido en una de las más usadas últimamente. Disponible en iOS y Android se adapta a los equipos de cualquier tipo de empresa e incluye importantes medidas de seguridad además de interesarse por la satisfacción de los empleados.

“Visualizando la meta, el camino de nuestro proyecto siempre se nos hará más leve”

PLAN DE NEGOCIOS

En todo plan de negocios es imprescindible organizar la idea y ver su viabilidad. Gracias a estas herramientas vas a poder elaborar el tuyo de manera sencilla y accesible

Business Model Canvas. Ofrece herramientas prácticas para ayudarte a comprender a tus clientes, diseñar propuestas de valor y encontrar el modelo de negocio más adecuado.

Business Plan Quick Builder: Puedes elaborar un plan de negocio con un pronóstico financiero de varios años, así como identificar tu posición en el mercado y tu ventaja competitiva, entre otros aspectos. Te la puedes descargar gratis en Google Play, con compras por elemento.

Basecamp. Todo está organizado en un solo lugar, estás al tanto de las cosas, el progreso es claro y se establece una sensación de calma. Con un periodo de prueba gratuito de 30 días, la solución con servicio en la nube te ayuda a generar ideas, a planificar campañas de marketing, ayuda a la coordinación de los equipos de trabajo mediante la realización de listas, asignación de tareas y cumplimiento, entre otras. Dispone de app para web, iOS, Android, Mac, and PC.

MARKETING ONLINE Y REDES SOCIALES

Se trata de programar y automatizar las publicaciones de nuestras redes sociales ahorrando tiempo para dedicarlo a otras actividades cruciales de nuestro negocio

Hootsuite . Te permite gestionar todas las redes sociales desde un solo lugar y programar las publicaciones en la fecha y hora que más te interesen.

Tweetdeck. Esta plataforma forma parte de Twitter. Esta herramienta te permitirá gestionar y controlar varias cuentas desde un solo panel de control. Una de sus funciones más interesantes es que te permite agregar columnas al panel principal, para seguir los hashtags, usuarios o cuentas que selecciones.

Buffer . Facilita a las empresas y los equipos de marketing programar publicaciones, analizar el rendimiento y administrar todas sus cuentas en un solo lugar. Una de las últimas funcionalidades que añade este calendario de publicaciones es la de programar tus publicaciones en Instagram directamente para que Buffer las publique automáticamente cuando decidas.

Google Analytics Esta herramienta es indispensable para medir las métricas de tu sitio web. Te permite conocer las estadísticas de tu página en tiempo real, como el número de visitas, páginas vistas, sesiones y las fuentes de tráfico. Sirve también para teléfonos móviles

Canva. Es muy buena para crear diseños de todo tipo también ofrece, entre otras, la posibilidad de diseñar tus publicaciones y portadas de Facebook e Instagram, tus encabezados de Twitter o incluso banners para tu canal de YouTube. Es gratis para iOS y Android y ofrece compras dentro de la app. Dispone de una versión PRO con más utilidades

DESARROLLANDO IDEAS PARA TU NEGOCIO

Simple mind Esta app lleva ya tiempo a la cabeza de las más demandadas para generar ideas. Permite crear mapas mentales a raíz de una idea principal y escoger la que más te convenga. También te ayuda a organizar gráficamente tus lluvias de ideas y a compartir diagramas con otras personas. Aunque existe una versión gratuita, en esta no se presentan todas las funcionalidades.

Nominazer: Ayuda a los emprendedores en la búsqueda de nombres originales para sus negocios. Funciona con un algoritmo y corrobora que el nombre del dominio está libre. Disponible solo en iOS.

Wi-Fi Finder: Disponible en Android. Sirve para encontrar una WiFi rápida vayas donde vayas. La funcionalidad sin conexión posibilita poder descargar los lugares a los que vas a viajar de forma que puedas localizar una WiFi rápida en cualquier sitio. La versión gratis aunque cuenta con algunos servicios que son de pago. Su base de datos está repartida en más de 140 países.

“Utiliza aplicaciones que te ahorren tiempo y dolores de cabeza, pero usa solo las que de verdad necesitas”

OTROS

Dropbox. Una herramienta ya muy conocida por todos a la hora de compartir con otros usuarios archivos y carpetas, desde pequeños registros y plantillas de horarios, hasta archivos de mayor envergadura.

Skype. Permite hacer videollamadas de calidad y realizar llamadas telefónicas (aunque Whatsapp ofrece también este servicio).

Desk Es una herramienta extremadamente útil para gestionar las demandas de los clientes de una manera ordenada.

Nadie dijo que emprender fuese fácil, pero con la ayuda de estas apps el camino al menos será un poco más fácil.

Bullet Journal: descubre el sistema de organización definitivo

Tenemos demasiadas cosas en la cabeza: ideas, planes, reuniones, llamadas que hacer, eventos a los que acudir, libros aún por leer… En un intento desesperado de organizarlas usamos agendas, listas, notas, planificadores, calendarios y mil inventos más. Por desgracia, la mayoría de las veces estas herramientas no acaban de adaptarse del todo a nuestras necesidades. Siempre nos hace falta más espacio en la agenda, más hojas donde hacer listas interminables, nuevos lugares para tomar notas, etc. Todo intento de orden termina por resultarnos inútil y acabamos malgastando nuestro valioso tiempo.

Como os decía antes, me gusta hacer listas y listas y más listas. Tenía todas las anotaciones dispersas en cuadernos agendas, post-it, en una servilleta, cualquier trozo de papel era bueno para apuntar cosas o tareas que se me iban ocurriendo.  Aunque al final acababa encontrando la información que necesitaba, había perdido unos minutos muy valiosos que podía haber empleado en otra tarea o simplemente dedicarme a descansar. Entonces comenzó mi persecución del método perfecto de organización. Me descargué muchas aplicaciones en el móvil y en el ordenador, incluso alguna de pago. Usé muchas y en este momento he reducido el uso a muy pocas.

Así que un buen día comencé a organizarme de nuevo con una agenda de papel y una libreta, como al comienzo de todo. Pero la agenda no siempre se adaptaba a lo que necesitaba y la libreta era un poco caótica. Y entonces descubrí gracias a Pinterest (merece la pena que echéis un vistazo a este enlace) una forma de organización personalizada que me llamó la atención, más allá lo bonito que es y la creatividad que puedes llegar a desarrollar.  Es el llamado “Bullet Journal”, que desde hace unos seis meses aproximadamente ha sido casi mi única herramienta de organización y de la que quiero hablaros en este punto. Descubrí que se adaptaba bastante a mi manera de organizarme porque:

• Me gusta escribir a mano y llevar una libreta para ir apuntando todo lo que se me va pasando por la cabeza, guardar recortes, tiques, post-it de colorines
• Hacer listas forma parte de mi rutina diaria
• Colecciono y me atraen mucho las libretas bonitas
• Las agendas tradicionales no me servían de mucho a la hora de organizar tu día a día, bien por falta de espacio, por desmotivación, o por exceso de cosas revueltas que no sabes bien como encajar

La idea es reunir y organizar en un mismo sitio tu agenda tradicional, objetivos y proyectos, citas, reuniones, eventos, listas de tareas, ideas y todo lo demás que puedas haber apuntado de forma dispersa. Lo mejor que tiene es lo sencillo que es. Solo se necesita una libreta y un boli. Con este sistema, te vas a poder olvidar de las muchas libretas que tienes y de las tantas aplicaciones y herramientas digitales que estás utilizando. Es cierto que hay gente que crea auténticas obras de arte, para mí esta libreta es más práctica que otra cosa y no hay ni dibujitos ni arte en general, aunque veces me deje llevar un poquito por mi creatividad.

“Haz que tu agenda sea flexible y no te agobies con los imprevistos, déjales un hueco en el día a día”

QUÉ ES UN BULLET JOURNAL

Si aún no lo sabes, te voy a contar un poco. El bullet journal es una herramienta creada para darle orden a nuestros pensamientos, con un método que permite personalizar según nuestras necesidades. Como el propio creador Ryder Carroll define, es un sistema analógico en la era digital.

He de reconocer que, desde que lo uso, me he vuelto más metódica, más reflexiva y he mejorado mi productividad. Estructuro mis tareas y planes de una forma más detallada y he podido ver resultados positivos

en mis proyectos personales y el trabajo. Además, he incluido cosas que me inspiran (libros, citas, series) y también retos y objetivos para ver cómo van cumpliéndose.

La clave de este sistema es la personalización y la flexibilidad; tú eres el que manda. Tú eres el responsable y creador de tu organización, tu inspiración, tu estilo y tu propio diario y podrás usarlo en los ámbitos que escojas

MATERIALES PARA HACER UN BULLET JOURNAL

Normalmente lo más básico es contar con un cuaderno, un lápiz y ganas de organizarse. En cuanto a los materiales podemos destacar:

Cuaderno

Si bien es cierto que cualquier libreta o bloc puede servirnos, es importante escoger una que cumpla algunos requisitos. En primer lugar, debe gustarte porque es un cuaderno que vas a llevar a todas partes y debe apetecerte escribir en él. El cuaderno puede ser en blanco, de puntos, cuadros o líneas. Los más recomendados son los dos primeros y el papel tiene que ser grueso para los materiales o los rotuladores no traspasen.

Bolígrafos y rotuladores

Tener claro el estilo que quieres te ayudará a elegir los materiales que necesitarás.

En cuanto a bolígrafos, lo fundamental es tener varios con grosores distintos. Los rotuladores son una buena herramienta para organizarte. Tener un color para cada cosa y priorizar las tareas te ayudará a lograr tus objetivos. Los subrayadores son una herramienta clásica para la organización, es posible que te vengan bien para destacar algunas tareas u objetivos que tengan prioridad. También los puedes utilizar para marcar aquellas cosas que ya has hecho.

Pegatinas y cintas adhesivas

Se utilizan muchos elementos decorativos. Uno de ellos son las cintas adhesivas de papel con estampados (Washi Tape) empleadas para hacer apartados, separar la planificación diaria o simplemente adornar. Las pegatinas son otro elemento decorativo muy útil que permite localizar cosas dentro del cuaderno.

Marcapáginas y post-it

Son esenciales para encontrar la página que buscas y no perder tiempo buscando. Los post-it permiten destacar elementos que no debes olvidar. Anímate y descubre todo lo que existe para crear el Bullet Journal que más desarrolle tu imaginación.

¿CÓMO FUNCIONA EL BULLET JOURNAL?

Básicamente existen cuatro puntos centrales:

Registro rápido

Proporciona una manera de identificar lo que es importante y lo que no lo es.  Está basado en símbolos o “bullets” de acuerdo al tipo de información. Los más empleados utilizados para visualizar la información de un vistazo. Por ejemplo:

□ Tareas ○ Eventos ● Notas △ Citas ♡ Ideas > Tareas que pasaremos a otro día < Tareas programadas con antelación

Otros símbolos utilizados:

* para las tareas importantes

! para aquello que nos inspire

Un dibujo de un ojo para aquellas cosas que tengamos que investigar o buscar

Índice

El índice es la base principal de este método. Al iniciar cada libreta, en la primera página realizamos un índice, que se va actualizando a medida que avanzamos en el uso. En este espacio anotaremos cada sección de nuestra libreta y la página en la que está para poder encontrar lo que queramos rápidamente Lleva poco tiempo mantener el índice actualizado, y ayuda muchísimo cada vez que necesitas encontrar las notas de esa reunión, o la lista de tareas del mes pasado.

Calendario de eventos

Cuando empiezas cada mes usas una nueva hoja de la libreta y haces un calendario mensual, con una línea por cada día, sólo para eventos importantes que ya están preestablecidos. Personalmente, cuando tengo citas o reuniones que necesitan un recordatorio, simplemente uso Google Calendar.

Lista de tareas

Es estupendo ya que puedes hacer una lista de tareas para el mes, la semana o el día, dependiendo de tus necesidades, marcas lo que está hecho, tachas lo que ha perdido importancia y migras lo que queda por hacer y tenemos:

• Tareas preprogramadas: en este capítulo incluiremos tareas como cumpleaños, aniversarios, viajes, etc.
• Tareas mensuales: en una página apuntaremos el mes, el número de días y la inicial del día de la semana. Esta parte sirve básicamente para ver de un vistazo rápido qué tareas tenemos ese mes.
• Tareas diarias: la agenda como tal. Le dedicamos una página a cada día (o más, dependiendo de cada usuario), los días no los vamos a poner con antelación, sino que vamos a ir escribiendo el mismo día. Esta es la parte más personal y como ya he mencionado anteriormente existen verdaderas obras de arte con dibujos, frases inspiradoras, pegatinas…

UNAS CUANTAS IDEAS PARA TUS LISTAS

No sé si te pasa, pero en ocasiones hay temas que son repetitivos y los tienes dispersos en tu libreta, por lo que es mejor que los agrupes y acabes creando una lista en la misma página. Es un procedimiento bastante bueno para organizar listas específicas de cosas que iremos repitiendo durante el año:

Registro de clientes: De esta forma puedes llevar un orden en tus proyectos, clientes, presupuestos

Plan semanal de Redes Sociales. Puedes apuntar los artículos y videos que quieres compartir en tus redes sociales

Próximos artículos en tu blog o colaboraciones. De esta forma es posible hacer una lluvia de ideas cada vez que se te ocurra algo para tus nuevos artículos y colaboraciones

Hashtag en Instagram. Hacer un listado organizado por temas que más suelo compartir y que más interacción tienen

Objetivos que nos gustaría cumplir este año.

Recordatorio de cumpleaños de familiares y amigos

Lista de productos de la compra Aquí podemos organizar los productos que nos gustan y los supermercados

Registro de los gastos del mes.

Lista de recibos o facturas que tenemos que pagar a futuro

Lista de contactos o teléfonos de interés

Libros que nos han recomendado leer

Frases favoritas o que nos inspiran

 Anótalos en tu cuaderno y comprueba si las estás cumpliendo.

CONSEJOS ANTES DE EMPEZAR UN BULLET JOURNAL

No estresarse y hacerlo lo más simple posible en un principio. No olvides que es la libreta que se tiene que adaptar a ti y no al revés.

Haz un seguimiento de las tareas diariamente, no lo dejes todo para el último momento o para el último día de la semana. Esto no te llevará más de 10 minutos

Si quieres dar rienda suelta a tu creatividad y llenarlo de adornos, dibujos y demás, te recomiendo hacerlo poco a poco porque no es la prioridad de este método

Por si queréis profundizar os dejo el libro completo Bullet journal-ryder-carroll-editado-y-completo

Interesante, ¿verdad? ¿Conociáis este método? A mí me funciona y lo mejor es que es que lo adaptas totalmente a tus necesidades.

¿Y vosotros, habéis pensado en cómo sería el vuestro? ¿Qué aplicaciones utilizáis para mejorar vuestra productividad? Me gustaría que compartierais vuestra experiencia

Si has llegado hasta aquí ¡Gracias por leerme!