El reloj, el gran aliado del emprendedor

¡Hola amig@s! Nos queda ya muy poco para las fiestas y para dar el salto a un nuevo año. Pero no, hoy este post no va de las campanadas y de marcas de relojes como podría parecer por el título. Va de aprovechar nuestro tiempo y de nuestra productividad. ¿Te has dado cuenta que muchas veces no estamos en lo que estamos y parecemos desconectados pensando en otras muchas cosas? Parece mentira pero sí. El otro día charlaba con unas amigas que están centradas en la preparación de unas oposiciones y lo que más repetimos es que no nos da la vida, que el tiempo se nos escapa de las manos como si no existiese un mañana y hablamos y hablamos a la vez planificamos una lista de tareas para hacer.

El valor de tu tiempo, ¿has sufrido las temidas distracciones?

Sólo me parece escuchar… No tengo tiempo, no sé en qué he perdido el día, no me ha cundido la mañana… ¿te suenan? ¡Dispersión a tope! Andamos saltando como un mono de rama en rama sin parar de actividad o mejor de una cosa a la otra sin terminar nada.

Cambiamos de pensamientos y de acciones de forma exagerada, necesitamos rapidez, inmediatez, estos cambios los realizamos de forma inconsciente y al parecer no solo somos nosotros, sino muchas de las personas que nos rodean. Vivimos en un tiempo en el que estamos ocupados, demasiado ocupados. Sentimos incluso esta inquietud como una adicción justificada.

Reflexiono y pienso que, con tanta conectividad y recursos de los que disponemos, nuestra calidad de trabajo, de vida y convivencia es cada vez peor. A lo largo del día nos topamos con nuestros queridos “ladrones de tiempo”, que pueden arruinar la planificación más eficiente: el móvil, el correo electrónico, Internet, el por favor “tienes un minuto”, la llamada intempestiva y que te parece mal no contestar y así punto y seguido.

No sé si a ti te pasará pero no te das cuenta y… ¿no te supera el recibir una avalancha de informaciones, avisos, boletines, peticiones, correos electrónicos, mensajes SMS, noticias, actualizaciones, configuraciones, anuncios, etc., que parece no tener fin? A veces recibes correos electrónicos a media noche. ¿Saltas desde donde estés y los contestas? Si te paras a pensar un poco, tus comidas familiares o con amigos llegan a convertirse en reuniones para chatear unos con otros en vez de sostener conversaciones que puedan enriquecernos y distraernos. ¿No sientes como si te faltasen las energías para afrontar y realizar tus actividades a diario?

Y es que no podemos mantener nuestra atención de forma continuada durante mucho tiempo. Antes se nos interrumpía algunas veces al día, ¡ahora tenemos una interrupción cada dos minutos!

Realizar nuestras tareas es más fácil porque contamos con numerosas aplicaciones y herramientas que nos facilitan las tareas pero llegar a concentrarnos realmente en realizarlas es más difícil porque estamos enganchados a esa tecnología que nos distrae y nos hace más frágiles, más susceptibles de caer en distracciones que nos alejan de nuestras metas. Es una contradicción pero la misma tecnología que nos hace más productivos, destruye también nuestra productividad. Y como resultado no nos dan las horas en el día para terminar todo aquello que nos habíamos propuesto

«Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día.»

Richard Whately

La relación que tenemos con el reloj, cómo organizamos nuestra agenda y nuestras actividades, es clave para alcanzar nuestros objetivos. Más aún si tenemos proyectos a largo plazo, si tenemos por delante semanas, meses.

Si ahora te pregunto, ¿cuántas llamadas o notificaciones has recibido mientras estás leyendo este post? ¿Has sentido la necesidad de comprobar si te llegó algún correo? ¿Qué me puedes contestar? ¡Aquí tenemos la clave para llegar a aprovechar nuestro tiempo!

Leía un artículo muy interesante en referencia a este tema ¿Cómo puntuarías tu gestión del tiempo? ¡Tenemos los datos! En el que se pone de manifiesto que  el no hay tiempo para nada ya es algo que tenemos asumido, que nuestra productividad deja mucho que desear y que queremos hacer mil cosas a la vez. El caos que tenemos que lidiar cada día es la gestión del tiempo. No todos estamos contentos con cómo invertimos el tiempo. Es evidente que la respuesta la tenemos que encontrar en nosotros mismos.

¿Gestionas tu tiempo de manera eficaz? ¿Qué altera tu rendimiento?

Seguro que en más de una ocasión te has encontrado diciéndote aquello de  “hoy ni por asomo he hecho lo que tenía previsto”. ¿Estás siempre con la impresión de que no puedes perder ni un solo segundo de tu tiempo?

¿Comienzas todos los trabajos como si fueran para ayer y les dedicas un montón de horas (incluso realizando tareas a horas intempestivas) hasta que los das por terminados? ¿Te empiezas a angustiar si no contestas a un mail antes de una hora? ¿Te sientes mal cuando te tumbas en el sofá y pasa una hora y no has hecho absolutamente nada?  De hecho, acabas por sentirte como si te robaran uno de tus bienes más preciados…el tiempo.

Pues ¡te doy la bienvenida al club de los que estamos enganchados a la urgencia!. Todo va tan deprisa, que acabamos con problemas de ansiedad y con la absurda pretensión de  estirar el tiempo a base de no parar de hacer cosas. Además, si emprendemos, nos toca llevar la batuta en muchas de las actividades, te pasas el día contestando mails y atendiendo llamadas, la contabilidad la tienes que llevar al día con el consiguiente tema de facturas y  papeleos, tienes que vender tus servicios, tu productos  o tu marca, siempre para conseguir nuevos clientes, eres community manager y estás conectado escuchando a tus clientes potenciales en redes sociales, creas contenidos y tienes que publicar post de interés para tu audiencia y así se me van ocurriendo otras tantas actividades que me estoy agobiando sólo de pensarlo.

“Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo”

John F. Kennedy

Estar todo el día conectados al trabajo porque llevamos internet en el teléfono no ayuda precisamente, hay que ponerle límites a la urgencia. Si a todo esto le sumamos que tenemos una pareja y/o hijos a los que prestar atención y también tenemos ganas de desconectar y tener unos horarios admisibles ¡La gestión del tiempo se hace imprescindible! Así que detente y piensa un poco… ¿Qué quieres hacer con tu tiempo? ¿Cuáles van a ser tus prioridades?

Lo primero que deberías hacer es reflexionar y darte cuenta de qué es lo más importante para ti y si les estás dedicando tiempo suficiente a tus amigos, a tu familia, a tu tiempo de ocio y descanso. ¿Para qué queremos gestionar bien el tiempo si no lo dedicamos a aquello que nos hace felices? Sé que es difícil cumplirlo pero ¡Por algo se empieza!

Todas estas cosas que te hacen feliz, tienen que estar también en tus prioridades, hazles un hueco. ¡No te preocupes! Vamos a intentar identificar actividades, dinámicas y hasta pensamientos que tienen a restar el tiempo (y la energía) que podríamos dedicar a nuestro objetivo: ¡trabajar mucho y bien!

Pretendemos ayudarte a identificar bien esos riesgos, que creemos que están detrás de la mayoría de las pérdidas de tiempo para trabajar y comentamos con un poco más de detalle cada pequeño “delincuente”

 Falta de organización

Aunque ya lo debes saber, es imprescindible organizar el tiempo, el lugar y el método que vamos a seguir para trabajar. Solemos tener ganas de empezar cuanto antes, a veces no nos importa improvisar y trabajar un día en el despacho, otro en la biblioteca y al siguiente si es necesario en una cafetería por poner ejemplos frecuentes. En fin, nadie dice que así sea imposible pero sí que te va a costar muchísimo más concentrarte para realizar tus tareas.

Para conseguir tus objetivos tu lugar de trabajo debe ser fijo, individual y exclusivo. Tener un espacio reservado para ti y que siempre sea el mismo te ayudará con el tiempo a concentrarte cada vez más fácilmente. Además, cuando lo prepares dedica tiempo a dejar a mano todo lo que uses para trabajar (y todo es todo), así como a poner orden y “hacer arreglos”, y esto último afecta desde la ventilación, iluminación y temperatura del lugar, hasta tener detalles estéticos que hagan que la estancia sea agradable al menos para ti, así tendrás mayor motivación para empezar. Con un lugar organizado, no perderás el tiempo buscando algo que necesitas.

  Interrupciones

Este es un clásico que podemos aplicar al trabajo y al estudio por igual porque que levante la mano quien esté libre de llamadas, visitas por sorpresa para preguntarnos o pedirnos cualquier cosa, etc.

Vamos a ser sinceros, una interrupción es una interrupción. Trabajas quince minutos y recibes una llamada. A los diez minutos pasa algún compañero o colaborador a preguntarte algo. Otros quince minutos y te están rondando tus propias interrupciones internas, porque no quieres olvidarte de hacer algo, o porque tienes un problema que casa que todavía no has aclarado, o por cientos de motivos  y al final ya no puedes más, tienes que levantarte e ir a tomar un café y… ¿en qué se nos ha ido el tiempo?

Pues si nuestro día a día transcurre así, ten en cuenta que si dejas de hacer tu trabajo durante 15 minutos porque alguien que pasaba por ahí ha decidido preguntarte o contarte algo,  otros 15 minutos por tus propios pensamientos, y otros 15 en una llamada inesperada, serán 45 minutos que tendrás que recuperar. Y como los días no dan más de sí, tendrás que quitar tiempo a familia, amigos o a tus pasatiempos para compensar toda esa acumulación de interrupciones. Para pensarlo ¿verdad?

Da igual la modalidad de “asalto” que sufras, ármate para contrarrestarlo ya sea usando el mismo medio por el que aparece el asaltante (por ejemplo silenciando el teléfono), ya sea entrenando tu asertividad para hacer valer la prioridad de tu propio tiempo. Para poder ser realmente productivo necesitas periodos largos de trabajo sin interrupciones, donde puedas concentrarte en lo que estás haciendo y no tengas que pasar de una tarea a la otra para volver de nuevo a la primera. Cada interrupción por pequeña que sea, como los típicos “tienes un minuto” restan a la productividad y tu bienestar emocional de las personas. Determina tiempos específicos para estar disponible y poder reunirte, y después aunque suene fuerte cierra la puerta.

Detecta los riesgos y ¡minimízalos!

“Entrena tu asertividad para hacer valer la prioridad de tu propio tiempo”

Impuntualidad

Este es de esos ladrones que habita totalmente dentro de ti porque si tienes un horario es para cumplirlo. Una cosa es que ese horario sea flexible y varíe en función de circunstancias pero lo que no puede faltarte es la disciplina para empezar y sentarte a trabajar a la hora señalada. Si nos fijamos un horario de trabajo es, sin duda, para cumplirlo. Está claro que eso va a suponer constancia y disciplina, pero a cambio recibiremos la recompensa de cultivar una rutina que en seguida jugará a nuestro favor: al fin y al cabo somos animales de costumbres y nuestro cerebro se centrará más rápidamente en el trabajo si esquematizamos un horario.

Sé exigente contigo mismo, es una inversión que pronto te dará frutos ¡Que por ti no quede!

 “Luego lo hago”

¿Quién no ha pospuesto alguna vez alguna tarea auto convenciéndose de que la hará después? Posponer las tareas y dejarlas para otro momento se conoce como procrastinación y es un mal bastante extendido. Estoy segura (a mí también me ha pasado)  que alguna vez te has sentado para hacer algo importante delante de tu ordenador y de repente te has dado cuenta que estabas contestando un mensaje de WhatsApp, pidiendo la cita para el médico o recogiendo la ropa en el armario.  Lo siguiente que sabes, es que llega el final del día y tu importante tarea sigue sin terminar.

Existen diversas razones que pueden hacerte que constantemente retrases o pospongas acciones importantes. Una de ellas quizá la más común, es el miedo al fracaso. Si nos invade el temor de fracasar en por ejemplo en una acción tan simple como comunicarnos con un contacto que puede ser de nuestro interés, en un proyecto o bien en una  presentación, inconscientemente vamos a tratar de evitar el momento en el que seamos vulnerables a ese sentimiento de fracaso.

En general, puede que la tarea que nos espera nos genere ansiedad y para deshacernos de este sentimiento negativo, pues abrimos el correo electrónico a deshora,  nos ponemos a jugar con una aplicación muy divertida que hemos encontrado, miramos las redes sociales o nos dedicamos a hacer una llamada sumamente importante. Esto nos hace sentir mejor temporalmente, pero lamentablemente, la realidad se hace presente, nos sentimos fatal y la tarea está por hacer todavía.

De nuevo, el enemigo está en casa así que, ¡a por él!

 Distracciones

Vivimos en un mundo hiperconectado y eso tiene sus cosas buenas pero también sus nuevas complicaciones, sobre todo para concentrarse. Intentar ser productivo en el medio del caos puede ser uno de esos desafíos que no quieres admitir. Puede ser que la información te esté desbordando y que no sepas qué hacer exactamente con ella. Lamentablemente, el caos y las distracciones pueden ser catastróficos para los negocios. Pueden causar la pérdida de clientes, de beneficios y de ventaja ante los competidores. Aquí conviene que cada uno estudie su propio comportamiento y detecte dónde están los puntos débiles, eso sí, dejar en modo avión el móvil durante el tiempo de trabajo en el que tengas que estar concentrado  ¡seguro que ayuda! En cuanto a las redes sociales ¡ni tocarlas!

“Las distracciones pueden causar la pérdida de clientes, de beneficios y de ventaja ante los competidores”

 Perfeccionismo

Has oído decir muchas veces que “hecho es mejor que perfecto”. Ya sabemos que los extremos son malos y por supuesto no debemos caer en realizar nuestro trabajo sin cuidar los detalles y la conclusión de

nuestros proyectos, presentaciones, conferencias, etc. o intentando sacar el mejor resultado posible en cada reunión que tengamos, pero es igualmente nocivo ser demasiado autoexigente y no avanzar por tener que repasar tres o cuatro veces el mismo informe o culpabilizarnos por no haber logrado el acuerdo que esperábamos. Querer hacer las cosas bien es fantástico, pero no persigas el perfeccionismo porque puede convertirse en tu peor enemigo.

Técnicas para convertir al minutero en tu mejor amigo

Se supone que tu proyecto es tu sueño, y deberías concentrarte en trabajar en él con entusiasmo. También hemos de ser realistas y darnos cuenta que para que un proyecto funcione y salga adelante es necesario dedicarle muchas horas y esfuerzo. Eso no implica que tengas que aislarte en tu despacho, no querer saber nada del mundo exterior y dedicarte exclusivamente a ello. Disponer de tiempo libre  para ti y para relacionarte con los demás también es parte del proceso.

Me gustaría hacerte unas preguntas: la mayor parte de tus pensamientos a lo largo del día ¿en qué están centrados? ¿Solamente piensas en las tareas pendientes? Es aquí es donde inicia el problema ya que de forma habitual, los proyectos que no hemos completado y las obligaciones personales y profesionales luchan por atraer y concentrar nuestra atención.

Lo que más nos cuesta es ordenar las tareas, fijar prioridades y saber cómo aprovechar las 24 horas que tiene el día. Sin embargo, es bueno que sepas que, incluso con tantas tareas, sean personales o profesionales, es posible organizarse mejor para aumentar la productividad y realizar todo lo que planificaste. ¿Sabes cómo?

  Lo que no está en la agenda no existe.

Planificar es la base de una buena gestión del tiempo. Es necesario llevar a rajatabla una agenda de con tus objetivos y metas, en la que dejes constancia de todas las actividades a las que tienes que hacer frente en la semana, pero también es necesario que anotes en ella no sólo tus obligaciones, también tus momentos de descanso, y tus planes de ocio.

  Ordena y Archiva

Organiza tu material de trabajo en carpetas. Si sabemos dónde tenemos guardadas las cosas, tendremos claro dónde buscar. Por eso, olvídate de las hojas sueltas o en blanco, o de apuntar ideas fuera de lugar. La limpieza y orden juegan a nuestro favor. Es más que seguro que muchos de los papeles de tu escritorio hace tiempo que no los utilizas. Revisa todo el material, archiva y clasifica en carpetas (dependiendo de tu negocio puedes hacerlo por plazo de finalización o por importancia). Lo recomendable es que tengas otra carpeta con asuntos pendientes que son de menos importancia. Te sentirás aliviado a medida que vayas acabando tareas y rebajando los asuntos pendientes por orden de importancia. También es de aplicación para nuestro correo electrónico.

Tampoco es bueno mezclar los temas, o dicho de manera más profesional, pon a cada tema su rótulo o inscripción correspondiente.

“Nunca encontrarás tiempo para nada. Debes crearlo”

Charles Brixton

  ¿Eres gallo o búho?

Con esta pregunta hacemos referencia a que no todos somos iguales: hay personas diurnas, personas que sacan el máximo rendimiento a media tarde o bien personas nocturnas. Aunque no es una regla exacta, sirve para saber cuándo es el mejor momento de hacer determinadas tareas, es decir, Analiza cuando vas a ser más productivo, cuándo estás más centrado o tienes menos interrupciones. Por lo general solemos ser más productivos en la mañana, desde que comienza hasta última hora de la mañana. Lo habitual es que la máxima productiva sea por la mañana. En cambio, a última hora de la mañana, justo antes de comer, y por la tarde, después del almuerzo, el rendimiento baja. Por eso, es fundamental conocernos para planificar las actividades más duras en los tiempos en que somos más productivos y más creativos.

Saca partido a tu mejor momento del día y resérvalo para la parte más dura del trabajo.

  “No”,  ¡qué palabra tan bonita!

Aprender a decir “no” va a ser imprescindible si quieres sacar tu proyecto adelante. Serán muchas las ocasiones en que tengas que utilizar esta palabra, renunciar con ella a planes de todo tipo. Tus amigos o familiares no dejarán de proponértelos y rechazarlos se convertirá en una rutina. A todos nos pasa. Pensamos que al decir que no a un compañero, cliente, familiar o amigo le estamos defraudando. Pero lo cierto es que no somos máquinas; y si dices que sí a todo, te encontrarás con una montaña enorme de trabajo o cumpliendo con compromisos. Y, claro, esto hará que te agobies e intentes acabar las tareas lo más rápido posible y casi sin prestarles la atención que requieren, lo que se traduce en una pérdida de eficacia y calidad. Resiste la tentación y recuerda que para conseguir tu meta tienes que priorizar el tiempo que dedicas a tu proyecto.

  Refuerza tu compromiso

Para mantenernos firmes en nuestros propósitos necesitamos no olvidar los motivos por los que hemos iniciado un proyecto. Por eso, te recomendamos que escribas los motivos por los que has decidido luchar por tu proyecto. Crea una lista, y repásala a menudo, con el fin de visualizar cómo va a mejorar tu vida, una vez que logres tu objetivo.

Pues así, visualizando la meta, el camino siempre se nos hará más leve.

  Relájate y descansa

Sabemos que muchas personas, principalmente cuando están muy atareadas, piensan que es necesario trabajar sin parar todo el tiempo. Además, esto tampoco es productivo, ya que una persona con la mente y el cuerpo cansados ​​no tiene una buena productividad.

Para trabajar hace falta concentración, pero también tranquilidad. Es importante tener descansos de calidad, dormir las horas que necesitamos y desconectar a menudo para no saturar a nuestro cerebro. Tu cuerpo y tu mente necesitan airearse. Así que oblígate a levantarte de la silla cada hora. Estírate y mueve un poco. Además, no reduzcas tus horas de sueño para trabajar más. Solo conseguirás ser menos productivo, menos creativo y cometerás más errores.

Está comprobado que descansar a menudo facilita el aprendizaje y mejora nuestro rendimiento en el trabajo.

“Una persona con la mente y el cuerpo cansados ​​no tiene una buena productividad”

  Mantén tu mente concentrada en el presente

Si estamos llevando a cabo nuestro proyecto, nuestra mente debe estar centrada en aquello que estamos haciendo y si, en cambio, estamos descansando no debemos agobiarnos con las obligaciones que tenemos por delante. No es necesario estar concentrado constantemente, pero sí vivir en el presente..

Si respetamos el tiempo, éste nos recompensará.

  Defiende tu horario sin concesiones

Con consistencia y con mucho mimo puedes mantenerte firme en tu horario. Defenderlo sin  concesiones es fundamental para el reloj no se convierta en tu enemigo. Es fácil que amigos y familiares piensen que tu horario es más flexible por trabajar de forma independiente,  pero debes hacerles comprender que tu tiempo de trabajo es igual de importante que el del resto de trabajadores, y que deben respetarlo siempre.

  Finalmente… ¡Date un premio!

Porque si has cumplido con tu agenda, si llevas al día el tus tareas, si te has convertido en el mejor amigo del reloj y has sacado el máximo partido al tiempo, entonces es hora de darte una recompensa, un premio que ayude a continuar en el camino y ¡te recargue de nuevo de energía! Para mantener tu fuerza de voluntad al máximo, sobre todo cuando vas a enfrentarte a una tarea que no te despierta mucha pasión, piensa cómo vas a premiarte cuando la termines.

No olvidemos que nuestro tiempo es el activo más valioso que tenemos pues es irrecuperable y hemos de emplearlo de la mejor forma posible, sin malgastar ni uno de los minutos diarios que tenemos. ¿Qué acciones vas a llevar a cabo para ser más productivo? ¿Tienes un buen consejo de gestión del tiempo propio? 

Me gustaría que compartieses tu experiencia.

Si has llegado hasta aquí ¡Gracias por leerme!