¿El correo electrónico te supera? La Netiqueta te ayuda a destacar

¿El correo electrónico te supera? Descubre cómo la netiqueta  te ayudará a destacar

El correo electrónico como herramienta de comunicación ¿Nos ayuda o nos genera ansiedad?

Entre el anterior post en el que hablaba de los “temores a la hora de hablar en público” y este en el que comienzo hablando de ansiedad vais a pensar que no le encuentro muchas cosas positivas al ámbito de la comunicación. Al contrario,  es lo que me mueve cada día y, por esta razón me gusta compartir con vosotros mis reflexiones y consejos para mejorar. El correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas

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más potentes y necesarias para nuestra comunicación. Según las estadísticas, el número de correos electrónicos enviados a diario, supera  los 40 millones. ¡Qué barbaridad!. Gestionar varias cuentas de correo, notificaciones, alertas, solicitudes, avisos…en fin parece que nuestra tarea no termina nunca. Siempre tienes la sensación y te preguntas si habrás dejado de leer un correo urgente o entre los correos que eliminaste podría haber alguno que no debiste borrar o responder. En definitiva sientes estrés y ansiedad por no poder avanzar en tu trabajo al ritmo que quieres y te pasas revisando y respondiendo correos buena parte del día. Con todas las prisas y las actividades que tenemos, nuestras expectativas han cambiado, y creemos que tenemos que recibir una respuesta tan pronto enviamos un mensaje, o viceversa. Cuidado, no nos agobiemos, todo es cuestión de organizarnos y de  establecer prioridades.

Al hilo de este post os voy a contar brevemente dos situaciones relacionadas con el correo electrónico y con la comunicación. La primera de las situaciones comienza cuando un cliente me solicita un presupuesto de inserción de unos anuncios en prensa y al día siguiente, le hago llegar por correo electrónico la información requerida. Hago un seguimiento no obtengo respuesta. Veinte días más tarde recibo una llamada, en un tono bastante desagradable, requiriéndome la información. La excusa es “este correo no lo he recibido” e inmediatamente lo reenvío. ¡Qué casualidad que lo recibe! ¿Qué conclusiones podemos sacar de esta situación?. Hay un tiempo de respuesta intermedio entre la inmediatez y la dejadez. Y, la ausencia de respuesta, aunque sea breve, indica una falta de respeto que te deja perpleja porque confías en la profesionalidad de las personas con las que trabajas.

Os cuento la segunda situación. Puse en marcha una campaña publicitaria exclusiva para determinados clientes interesados. Inmediatamente uno de ellos me escribe y muestra su interés. Le indico que tenemos que esperar unos días para ver definitivamente cuantos clientes quieren participar en esta iniciativa. ¿Significa esto que no se va a realizar? Rotundamente no, sólo que tenemos que esperar. Como consecuencia de este correo tengo que volver a enviar otros aclarando la situación.  Así que, ojo con lo que comunicamos  y la forma en que lo hacemos. Breves, escuetos y precisos. Esta frase de Peter Drucker me viene como anillo al dedo

“El 60% de los problemas empresariales son la consecuencia de una mala comunicación”

 

Cómo organizar tu correo electrónico para evitar el caos y mejorar nuestra productividad

Hablar de forma genérica acerca de cómo podemos organizar nuestro correo puede ser algo complejo ya que tenemos distintos negocios, proyectos, enfoques y nuestras rutinas y necesidades difieren dependiendo de las personas. Eso sí, podemos asegurar que puede convertirse en un verdadero desastre y provocar el caos si no está ordenado. Ten en cuenta que el correo electrónico es una herramienta que consultamos de forma regular, así que merece la pena dedicar algo de tiempo para ahorrarnos malos tragos.

Cómo organizar tu correo electrónico para evitar el caos y mejorar nuestra productividad. #Netiqueta Clic para tuitear

A cada uno nos funcionará una cosa pero es prioritario organizar nuestra bandeja de entrada. No será lo mismo si recibimos 10 correos al día que 200. Seguro que vosotros ya lo tenéis dominado, pero os cuento lo que a mi mejor me funciona en plan sencillo y general.

No me gusta tener una bandeja de entrada llena de correos con temas distintos, anuncios, newsletters, suscripciones que ya no sigues etc, etc. En fin ¡esto parece un mercadillo! y tenemos que echar un vistazo general para ver lo que nos puede interesar. Haz un barrido de tu bandeja de entrada

Eliminar a primera vista lo que no te interesa,

correos basura, spam y anuncios que no son de interés para tu trabajo y están ocupando espacio innecesario. Da de baja a las notificaciones de redes sociales, los boletines y los correos promocionales que ya no quieres ver. Esto hará que muchos de los correos que eliminas rápidamente no vuelvan a llegar. Cuando te llega un mensaje que no te interesa guardar, o bien lo lees y lo descartas o bien lo marcas como spam para que no interfiera en tu bandeja de entrada. Sentirás algo de alivio al ver que tu bandeja de entrada está algo más vacía.

Crear Carpetas:

En ocasiones tienes que buscar algo puntual, o algún correo que te han mandado hace tiempo y esto es una labor muy peliaguda si no lo tienes organizado. Como no queremos que sea un rastrillo podemos organizarlas por temas, y ponerle nombre en función de lo que sea más efectivo en tu caso. Simplemente llevamos los correos que queremos hasta esta carpeta para encontrarlos fácilmente después. Si tenemos dificultades para asignar un nombre podemos crear carpetas del tipo “Muy importante” “Importante” o “Menor importancia”

Recordar siempre cómo acceder a tus carpetas.

Haz que sean fácilmente localizables para que, una vez que etiquetes o archives tus correos electrónicos, sepas dónde encontrarlos. Puedes navegar entre la bandeja y las carpetas haciendo clic en “Bandeja de entrada” para ver los correos que tienes en ella y luego haciendo clic en el nombre de una carpeta para acceder a ella.

Poner un límite de mensajes recibidos.

Una vez que has logrado vaciar y limpiar tu bandeja de entrada debes ponerte un límite sobre la cantidad de mensajes que puedes tener en recibidos sin leer; ya que esto te ayudará a continuar organizado. Sabrás que no puedes pasar ese límite (que puede ser por ejemplo de 10 mensajes, no más) y que cuando tengas apenas uno más del permitido ya es momento de leer y descartar.

Usar etiquetas.

Si preferimos tener nuestros correos en la bandeja de entrada, podemos asignar las etiquetas de acuerdo con temáticas o con status, depende de cómo lo consideremos más productivo.

Revisar la carpeta de spam.

Normalmente no contiene correos que te vayan a servir, pero dependiendo de los servidores que tengamos, pueden entrarnos mensajes de importancia. Por algún motivo, a veces algunos mensajes que sí son importantes llegan a esta carpeta de correo basura y no a la bandeja de entrada.

Mover varios correos electrónicos al mismo tiempo a una carpeta nueva.

Si tienes mensajes relacionados con el mismo tema, no los muevas de uno en uno porque puede ser una tarea pesada

Establecer acciones sobre los correos electrónicos que queden.

Si ya archivaste los correos que solucionaste y había que conservar y has eliminado los que ya no eran importantes, te habrás quedado con algunos que se tienen que responder o tomar medidas al respecto. Si no tienes problemas en que permanezcan en la bandeja, déjalos ahí; pero asegúrate de responderlos a la mayor brevedad, no los respondas pasados los meses.

Transforma el caos de tu correo electrónico en un archivo donde el equilibrio te permita ser un profesional más productivo

Las dichosas frases que más empleamos en nuestros correos. Evita malentendidos con tus clientes

Como te contaba en la introducción de este post, tenemos que tener mucho cuidado con lo que comunicamos en nuestros correos electrónicos para no dar lugar a malentendidos e interpretaciones erróneas que puedan dar al traste con nuestro negocio, o que hagan que perdamos ese contacto que tanto nos importa. Es lo que menos deseamos. Incluso con aquellas personas más cercanas o con las que tenemos más confianza.

No nos damos cuenta y empleamos “muletillas” recurrentes (y que a más de uno se nos pasa por alto, yo me incluyo) que no dan buena imagen a nuestra comunicación.

Las dichosas frases que más empleamos en nuestros correos. Evita malentendidos con tus clientes. #Netiqueta Clic para tuitear

Te facilito algunos ejemplos de estas expresiones que empleamos, aunque sé que probablemente ya las conocerás y tendrás mucha precaución para evitarlas en tus correos:

📩 “Lamento no haberte contestado antes”

¡Vaya frasecita! Yo sí que lamento comunicarte que no hemos empezado con buen pie nuestra comunicación. Si ya iniciamos nuestro correo pidiendo disculpas estamos perjudicando directamente nuestra profesionalidad. Por dos razones, la primera de ellas es que aparentemente no damos suficiente importancia a nuestro cliente y  la segunda es que no hemos sabido distribuir nuestro tiempo correctamente como para poder contestar en un plazo razonable.

En cualquier caso nuestro cliente nos seleccionó por x razones y es mejor que el proyecto avance y que nos comuniquemos con transparencia y sinceridad. Siendo concisos y yendo al grano

📩 “Como  ya te indiqué con anterioridad …”

Pues como que vamos un poco de mal en peor. Discúlpame si te digo que estás tratando a tu cliente como si fuera un despistado, algo que es un poco desmoralizador. Ten en cuenta tu cliente también es una persona ocupada y que tiene que atender también comunicaciones y correos o bien ha  hecho una lectura rápida del tuyo.

Procura ser cortés y respetuoso porque, al igual que tú, el cliente está ocupado, y a veces los detalles se pueden escaparSi vemos que los olvidos son reiterados es recomendable que hablemos telefónicamente

📩 “Estamos en contacto”

¿Quién no utiliza esta frase en los correos electrónicos? ¡Que levante la mano! Es una frase de lo más socorrido. Pero si nos ponemos a pensar no aporta nada de información

¿Queremos que nuestra comunicación cambie y mejore? Pues pasa a la acción y comunica a tu cliente cuáles van a ser los siguientes pasos. Por ponerte un ejemplo: “Si te parece nos reunimos el miércoles para concretar definitivamente los cambios en la estrategia de tu campaña”

 📩 “Deberías de emplear…” “Deberías hacer…”

¡Uff! Este tipo de expresiones suenan prepotentes y despectivas en un correo y sí que pueden malinterpretarse y tomarse como ofensivas. Es mejor proponer a tus clientes alternativas, pero no en forma de ultimátum. Una alternativa sería emplear “te recomiendo…” con lo que tu tono ha cambiado y puede leerse como un consejo de forma amistosa.

 📩 “Intentaré…”

Verdaderamente tiene el mismo significado que “creo que” “puede que…” vago e impreciso. Nuestros proyectos se rigen por unos plazos de entrega y si tú dices “intentaré entregarlo mañana”, la verdad es que no lo queda nada claro. Lo que es todavía peor, tu cliente está en su derecho de pensar que no estás totalmente comprometido con su proyecto. Sé claro con el cliente sobre tus plazos y prioridades de forma que tengas un tiempo razonable en el que seas capaz de desarrollar la tarea encomendada.

 📩 “El problema es…”

En ocasiones no puedes evitar que surjan inconvenientes en tus proyectos. Vamos a ver ¡no seamos negativos!. Seamos operativos y planteemos soluciones y no problemas. Lo que importa es cómo los plantees. Intenta explicar a tu cliente que se trata de un reto que para ti tiene una solución que tú conoces.  Sabes exactamente lo que no está funcionando correctamente y lo que importa más, sabes cómo solucionarlo. Toma las riendas y el control de la situación.

📩  “Para serte honesto…”

¿Qué pasa? ¿No has sido sincero con tu cliente desde un principio? Obviamente  esta frase no contribuye a inspirar confianza Hace que parezca que te has estado guardando tus verdaderas opiniones hasta el momento. Céntrate en llamar a las cosas por su nombre y comparte tus opiniones con sinceridad en todo momento, no sólo en determinadas situaciones. El cliente te lo agradecerá.

📩 “No hay problema”

La propia frase ya es un problema en sí. Demuestra cortesía pero a la vez es capaz de comunicar sutilmente a tu cliente que cada vez que haces algo por él es, en realidad, un problema. Solamente tienes que demostrar agradecimiento y no emplearla en tono de disculpa. Es fácil reemplazar esta frase con un “de nada” o “no hay de qué” en lugar de arriesgarte a que se produzca un fallo en la comunicación.

📩 “Avísame si puedo hacer algo más por ti”

Puede parecer el broche de oro de tus correos electrónicos. Parece una frase inofensiva pero…puede dar lugar a confusiones e indicar que puedes satisfacer cualquier capricho de tu cliente, incluso los que están fuera de tus competencias en el proyecto.

En lugar de caprichos, sé preciso: “Avísame si tienes preguntas específicas sobre…”.

Así que ya sabes:

“Haz que el cliente sea el héroe de tu historia y un buen contenido no se trata de una buena narración. Se trata de contar muy bien una historia real”

Ann Handley

¿Cuál es la forma correcta de escribir un mail profesional? Reglas de etiqueta para mostrar tu profesionalidad, credibilidad e imagen

Imagínate hace muchos años cuando sólo existían las cartas para comunicarnos. Seguro que pensabas muy y mucho lo que ibas a escribir porque no teníamos margen para cometer errores y, en el caso de equivocarnos, nos angustiábamos pensando cómo íbamos a reparar la situación cuando, pasados unos días, se recibiera la carta. Las cosas han cambiado mucho y nuestra forma de comunicarnos también. El correo electrónico nos ha facilitado muchas tareas en este sentido, pero no debemos olvidar las reglas de etiqueta para comunicar de forma adecuada.

¿Cuál es la forma correcta de escribir un mail profesional? Reglas de #etiqueta para ser profesional y creíble Clic para tuitear

Estemos de acuerdo o no, la forma en que se escribe un email habla de nuestra imagen, nuestra credibilidad y de transmite nuestra profesionalidad al desempeñar nuestro trabajo. Nos pasamos todo el día recibiendo notificaciones, avisos, mensajes que leemos y escribimos a diario y no podemos exponernos a cometer errores que pueden tener graves consecuencias en nuestra reputación y negocios. En los correos electrónicos hemos de mantener las formas como si se tratara de una conversación cara a cara.

¿Cómo nos ayuda la netiqueta en este sentido?. Te comparto unas pequeñas pistas que espero puedan ser de utilidad a la hora de redactar correos electrónicos profesionales y que te permitirán destacar.

La toma de contacto y la primera impresión. Tu cuenta de correo electrónico

Seguramente tengas una cuenta personal y una cuenta profesional separadas, lo que es muy recomendable. No los mezcles, es un grave error y da la impresión que no tienes una solidez profesional. Tienes que cuidar tu imagen y reputación, con lo cual debes elegir correos electrónicos que denoten tu profesionalidad. En ningún caso elijas nombres de cuenta tipo “sexygirl69@…”, “soylacaña@..” o barbaridades por el estilo. Tu correo electrónico tiene que incluir tu nombre y apellidos para que puedan identificarte claramente tanto si es personal como si es de empresa.

El asunto del correo

En el asunto de tu correo siempre sé muy puntual, que cualquiera que lea el correo sepa de qué se va a tratar. Tienes que tener una gran capacidad de síntesis y emplear muy pocas palabras, como mucho tres o cinco palabras que delimiten el tema y eso hará además que la persona que lo recibe no lo perciba como spam y lo elimine. Procura ser lo más concreto e intenta sintetizar al máximo.

Cuida mucho a quien vas a mandar el correo

Piensa antes de enviar tus correos y no lo mandes a diestro y siniestro. Únicamente mándaselo a las personas que tienen que enterarse. Aquí es cuando se producen muchos conflictos y más problemas en el uso  correcto del correo electrónico, tanto cuando tú lo mandas como cuando las personas responden. Está bien claro,

  • Para” es la persona con la que tienes que tener comunicación directa, bien puede ser una única persona o un grupo de personas.
  • CC es porque se tienen que enterar, es a nivel informativo, no tienen que interactuar. Únicamente responderás si existe algún error o incidencia
  • CCO únicamente se utiliza para correos masivos en los que muchos se tienen que enterar, pero en los que se tiene que cuidar la privacidad

El saludo

Ten en cuenta el nivel de respeto de la persona a quien escribes para elegir el tipo de saludo que debes emplear. “Querido” sigue siendo habitual pero solo para relaciones afectuosas y cercanas. “Hola” es profesional y amistoso

La redacción

Escribir mensajes simples y claros. A la hora de redactar un correo, hay que atenerse a lo importante y evitar dar rodeos innecesarios. La utilización de frases cortas y listas simplifica además la lectura por parte del destinatario. Si tu correo es muy amplio mejor es que envíes un adjunto.

El tono del correo

Piensa a quien va dirigido el mensaje. ¿Formal o informal? Todos los clientes o personas en general a las que mandas correos no son iguales, antes de escribir piensa en qué tipo de relación mantienes con ellos. Lo

recomendable es que mantengas un lenguaje cordial  y diplomático ya que que tu objetivo principal es hacer sentirle especial, porque él es el protagonista y le debes un trato de preferencia.

Los estados de ánimo

Nuestros estados de ánimo pueden influir y mucho en nuestra comunicación, así que no se te ocurra escribir un correo si estás enojado, o tienes en ese momento un problema en la cabeza. Puede dar al traste con tu proyecto. Así que deja pasar unos minutos, respira profundo y da lo mejor de ti.

Las reglas básicas de comunicación

Por favor, no olvidemos nunca que nuestros correos electrónicos han de tener una ortografía exquisita, evitar en lo posible el uso de emoticonos (parece fuera de lugar en comunicaciones de negocios)  y no escribir en mayúsculas, fondos recargados, frases motivadoras. Y también cuida los horarios en que mandas los correos, fuera del horario de oficina no es adecuado. Todo esto deja muy mala impresión. Es un símbolo de respeto a la persona que recibe y muestra tu lado más profesional

Despedidas

No vayas atropellado y con prisas o creas que el mail no es tan formal, siempre se necesita una despedida. Sinceramente, Cordialmente, Muchas gracias, se consideran profesionales.

Los cierres adecuados

Es importante tener una firma profesional sobre todo cuando contienen las vías alternativas de contacto: dirección de correo electrónico, números de teléfono, móvil o fax, y quizás, una página web.

Los tiempos de respuesta

Bien, aquí hay opiniones encontradas, algunas personas se ponen nerviosas porque no se contesta en el momento y otras dejan pasar los días y se lo toman con calma. Trata de responder un correo electrónico en 24 o 48 horas. Si se demora algo más parecerá que no se ha recibido o que no tienes interés

¿Qué otros consejos utilizas para que tus correos sean profesionales?  ¿Cómo los utilizas?

Si has llegado hasta aquí ¡Gracias por leerme!

 

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Profesional especializada en Netiqueta, Redes Sociales, Comunicación 2.0 Protocolo Social, Protocolo Institucional y Marca Personal Siempre en modo aprendizaje. Considero la comunicación, un factor decisivo para la conexión entre las personas y para generar satisfacción Me gusta pensar que siempre hay personas a las que les pueden interesar tus aportaciones y que hay alguien que conversa contigo en cada interacción. Trabajo intensamente en este aspecto, el feedback me resulta imprescindible. Mi misión es aportar un servicio profesional enfocado a obtener mayor visibilidad, establecer nuevas conexiones y mejorar las relaciones de los equipos, poniendo en práctica el uso de la marca digital través de redes sociales y una comunicación 2.0 efectiva basada en el protocolo social, protocolo institucional, la Netiqueta y la negociación.

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