¡Mi proyecto está en marcha! Cómo organizar un evento para potenciar la imagen de tu negocio

Tengo una idea, funciona y la he puesto en marcha. ¿Ahora qué hago?

¡Vaya! Parece que nuestro post de hoy va es más positivo, ni tanto miedo a hablar en público, ni qué no tenemos que decir a nuestros clientes, cómo no meter la pata al hacer networking… por fin hablamos de retos, proyectos e ilusiones que es lo que ponemos muchos de nosotros cada día al ejercer nuestra profesión, y más si nos hemos embarcado en construir nuestro futuro mediante la puesta en marcha de nuestro propio negocio y emprendimiento.

No sé porque razón asociamos la figura del  emprendedor como una persona aislada, solitaria y que trabaja encerrada en su oficina o local, eso sí con mucha ilusión  y con un entusiasmo capaz de superar muchas dificultades. Nada más lejos de la realidad, el emprendimiento efectivamente parte de una persona, pero involucra a otras muchas personas y es capaz de socializar incluso más que otro tipo de actividades productivas.

Emprender no es solo fruto de una idea, de una ocurrencia porque tiene que ser de utilidad. Emprender es aportar nuevas soluciones, saber pasar a la acción, buscar los apoyos adecuados, conseguir la difícil financiación necesaria y saber afrontar las dificultades. ¡Ahí va eso con la que está cayendo!

“Cada vez que defines en lo que quieres creer, eres el primero en escucharlo. Es un mensaje a ti y a los demás sobre lo que piensas que es posible. No pongas un techo sobre ti mismo”. Oprah Winfrey

Fijaros que todo este tema surgió en una entrega de premios, sí y como no en el networking posterior ( no penséis que todo el día ando de evento en evento..). Pude aprender y enriquecerme mucho conversando con un pequeño grupo con actividades muy diversas, una se encontraba terminando un libro, otra poniendo en marcha un nuevo curso,  otra buscando financiación para su proyecto y en mi caso a ver si ya de una vez por todas lanzo mi blog.

Efectivamente son ideas  y proyectos muy diferentes pero que tienen un denominador común:

  • Creatividad. Las ideas surgen de la inquietud y de un cambio de actitud
  • Iniciativa Aquí es donde viene el reto : identificar el problema y encontrar el camino para superarlo
  • Riesgo Llega el momento de lanzarse y experimentar en una tarea en la que lo único seguro son las ganas y un poco la ambición, pero nada más

¡Qué charla y qué pesadita estas hoy Amparo! ¿Qué tiene que ver todo esto con la netiqueta, el protocolo y la comunicación que son los temas que tratas en esta parte del blog?  Ya veis lo que se me ha ocurrido. Tengo una idea, la he puesto en marcha, y ¿ahora qué hago?.  ¡Qué voy a hacer! Pues darla a conocer, comunicarla y qué mejor manera que mediante un evento. Tenemos bien interiorizado, seamos emprendedores o nos dediquemos a otras actividades,  que la base de nuestro negocio está en dar difusión y dar a conocer nuestro proyecto. Las formas de hacerlo pueden ser muy diferentes, una reunión con un posible inversor, una comida o cena de negocios, una presentación seguida de un pequeño cóctel, una invitación a participar en una actividad lúdica, un encuentro  ocasional en un ascensor (recordad el elevator pitch), una rueda de prensa con los medios de comunicación o un acto con los clientes presentado un nuevo producto. Las posibilidades son infinitas, así que ¿por qué no animarse a organizar uno?.

Antes de dar el paso, ¿por qué organizar un evento? ¿Qué beneficios puedo obtener?

Los eventos pueden ser los aliados perfectos para hacer avanzar nuestro negocio o empresa. Son una potente herramienta de comunicación con un enorme potencial de difusión, en definitiva, no deben infravalorarse ya que son actos con mucho potencial para dar a conocer tu producto, marca y mensaje

¿Qué ventajas te da hacer un evento? Muchas, por mencionar algunas

Fortalecer relaciones.

  • Organizar un evento a medida para tu negocio es un gran modo de mejorar las relaciones con tus clientes actuales como potenciales. Un evento es el momento perfecto para recoger la opinión de los clientes actuales y potenciales, conocerlos mejor y saber de primera mano cuáles son sus necesidades

Mejorar tu posicionamiento.

  • Los asistentes podrán comprobar tu profesionalidad y te verán como un referente que les puede ayudar a resolver sus necesidades y problemas. Si utilizas los medios digitales y las Redes Sociales obtendrás una amplia repercusión

Ampliar la red de contactos y realizar networking.

  • Como ya hablamos en el post anterior, ampliar la red de contactos y realizar networking.

Destacar tu imagen.

  • A la hora de organizar un evento, los detalles importan. De lo que se haga dependerá la imagen proyectada. Cuanto más original sea el evento, más repercusión tendrá entre los asistentes y durante más tiempo será recordado.

Reforzar tu comunidad.

  • Los asistentes a un evento, también establecen relaciones entre sí, y se fortalecen en este tipo de encuentros. Se crea así una comunidad fiel en torno a tu producto/servicio/marca.

Cerrar acuerdos o vender nuevos servicios.

Es una buena oportunidad para cerrar acuerdos o vender nuevos servicios. Se comparten experiencias de ideas e ilusiones. Un evento puede ser el origen de otros proyectos futuros

Por fin he decidido celebrar un evento ¿por dónde empiezo? ¿Cómo lo organizo?

Y ahora que ya tenemos claros los beneficios de realizar un evento, vamos a ponernos manos a la obra, porque todo esto no surge de la improvisación. Tiene que estar muy estudiado y planificado, vas a tener que armarte de paciencia para tener todo controlado, y que no se te escape ningún detalle para causar la impresión que necesitas.

“Estrategia y la planificación juegan un papel fundamental en un evento además de mostrar coherencia con tu comunicación” Clic para tuitear

“Estrategia y la planificación juegan un papel fundamental en un evento además de mostrar coherencia con tu comunicación”

Vamos a ser sinceros, organizar un evento de calidad y rentable no es una tarea sencilla puesto que se ponen en juego muchos factores que hay que interrelacionar, organización, presupuesto, personas, dedicación, esfuerzo. Nos encontramos una serie de retos acerca de cómo desarrollarlo para lograr un proyecto de éxito que cumpla con nuestros objetivos

Seguro que has asistido a bastantes eventos, te has fijado en los detalles y puede que no te hayan gustado o bien cuando has asistido y todo ha ido como la seda, ¿te has preguntado cuántas personas y cuánta dedicación y esfuerzo han realizado para que ese evento -grande o pequeño- se haya desarrollado con normalidad?.

Pues vamos a poner en orden nuestras ideas, a salir del caos y definir por dónde empezamos:

¿Cuál es tu propósito?

Piensa con claridad qué quieres conseguir con la celebración del evento. Ten en cuenta que no es lo mismo  una charla informal para dar a conocer tu servicio o producto, un coloquio en el que participas junto con grandes expertos de tu sector que una reunión para conseguir fondos y financiar tu proyecto.  Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!. Lo más importante es que transmitas confianza, credibilidad y profesionalismo, para conseguir fortalecer lazos profesionales. Rodéate de un equipo de profesionales cualificados en los que puedas delegar y repartir las tareas. Organizar uno solo un evento, no solo no es recomendable sino que te puede jugar una mala pasada por el estrés y por no manejar alguno de los aspectos de la organización

A quién te diriges

A quién te diriges. No es cuestión de hacer una macrofiesta de 500 personas, y que venga cuanta más gente mejor. Es cuestión de focalizar y determinar exactamente cuál es tu público objetivo, personas de tu sector, que te puedan aportar valor tanto en el presente como en el futuro. Si tienes claro el propósito de la actividad así como el público objetivo, podrás mantenerte enfocado en las metas que quieres conseguir e incluso podrás evitar que el alcance del evento se difumine por el camino. Dependiendo del acto, del público al que va dirigido y del mensaje que queramos transmitir existen un montón de posibilidades que ya conoces y te será más fácil escoger la mejor opción (ruedas de prensa, desayuno informativo, exposiciones, seminarios, congresos, workshops, eventos sociales etc).

Cual es tu target en un evento

El presupuesto

Entramos en un tema peliagudo y de gran importancia en nuestra fase de organización. Podemos tener una idea fantástica y extravagante, pero si nuestro presupuesto es muy reducido habrá que administrarlo y saber qué mantener y que eliminar para cumplir el objetivo del evento. Va a depender en gran medida del tipo de evento o tamaño (número de asistentes) que organicemos, pero tenemos que pensar en reducir costes para que nos pueda salir rentable. Una forma de ahorrar costes (por supuesto sin afectar a la calidad del evento), es encontrar patrocinadores que quieran colaborar en estos actos.

No demos por hecho cuanto mayor sea el presupuesto mejor será el evento, al contrario, en muchas ocasiones puede suponer un gran fracaso debido a una mala organización. ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!

Prepara una lista con todas las tareas.

Esto me recuerda totalmente a cuando vas a ir a hacer la compra al supermercado y te apuntas las cosas que vas necesitando en una lista. Lo que venimos diciendo, planificación, organización y foco. Es muy útil ir anotando todo lo que nos viene a la mente mientras estamos planificando u organizando el evento, porque es la mejor forma de que no se olvide ningún detalle y el evento sea un éxito rotundo. Si te vas fijando, al tener preparada una lista de tareas, es más fácil hacer un seguimiento de las cosas que vas haciendo y de las que quedan por hacer ya que hay muchos detalles que hay que tener en cuenta (local, internet, medios técnicos, tarjetas, entradas, ponentes, bebidas y catering).

por qué organizar un evento

En este sentido si has encontrado patrocinadores, negocia con ellos y aprovecha para que hagan publicidad de sus productos a cambio puedan ofrecerte una reducción de costes en sus servicios, así se establecerá un beneficio mutuo y podrás disfrutar de más tiempo con menos esfuerzo.

Como ves, tanto la planificación como el presupuesto del evento deben ir juntos para conseguir que el acontecimiento sea todo un éxito, y más importante todavía, que los asistentes disfruten de una experiencia que recuerden a lo largo del tiempo

Llega el momento de decidir el lugar y la hora.

¿Cuándo debo realizar el evento para poder obtener los resultados que quiero? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar ( que cuente con una buena red de transportes). Hagamos que nuestro público diga: “Sí, ¡asistiré!” Procura que no coincida con ninguna festividad cercana que pueda hacer a la gente dispersar su atención, que el horario, mes y día seleccionado nos cause problemas y encarezca el presupuesto.  Y sobre todo, reserva la fecha cuanto antes, no sea que coincidida otro evento en la misma fecha.

Aspectos de seguridad.

Una vez escogido el lugar donde se hará tu evento es necesario que te acerques y te asegures que el local cuenta con las medidas de seguridad. Analiza: que la capacidad del salón sea adecuada, suelos y escenarios sólidos, que los accesos de entrada y salida sean los correctos y estén bien señalizados, que las instalaciones técnicas se encuentren en las condiciones óptimas (¡por favor un buen Wi-Fi!). Si vas a ofrecer un coctel o catering cuida  el cumplimiento de los requisitos de seguridad alimentaria. Es más barato prevenir que correr con los gastos ocasionados por una emergencia.

Dar a conocer el evento: marketing y publicidad.

  1. ¿Qué necesitas hacer previamente para atraer gente a tu evento y qué para mantener su atención durante el mismo?. Sin duda es una de las partes más complejas y costosas, dependiendo del tipo de evento, sus objetivos y destinatarios.

“Piensa en digital. La presencia de las herramientas 2.0 es imprescindible para dar a conocer tu evento”

Es muy importante que establezcas un Plan de Marketing y Comunicación para tu evento. Por eso, creación de un #hashtag para Twitter, o la retransmisión vía streaming de tu exposición. También en Instagram tienes la gran oportunidad de mostrar las publicaciones a todos los seguidores sin pagar, y si tienes posibilidad, puedes invertir algo de presupuesto en anuncios Facebook Ads para aumentar el alcance y así captar más asistentes para el evento. Además de utilizar las redes, tienes otras muchas posibilidades para viralizar tu evento,  realizar concursos, sorteos, y promociones para regalos y así conseguir mayor visibilidad. Somos muy dados a compartir en nuestros perfiles este tipo de acciones. Haz llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos y visita a los participantes o patrocinadores potenciales. Cuanto más activo seas, más personas te conocerán.

Herramientas 2.0 son imprescindibles para dar a conocer tu evento

Piensa en #digital. La presencia de las herramientas 2.0 es imprescindible para dar a conocer tu evento Clic para tuitear

Encuentra los ponentes o presentadores y adjunta la documentación necesaria

Aunque parezca una tarea sin importancia, encontrar el ponente adecuado está muy relacionado con la imagen que quieres dar de tu producto, empresa o servicio.

La mayor parte de los eventos que se organizan,  requieren algún tipo de documentación para facilitar a los asistentes ya sea el programa de actos o un archivo de información. Procura disponer de ellos con anticipación, e incluso puedes hacer un recordatorio y mandarlo a los asistentes por correo electrónico. No entregues a los asistentes mucho material impreso ¿te imaginas dónde puede acabar?  Pues… seguramente en la papelera.

Ofrece un regalo.

Aunque estamos en la “era digital”, siempre se agradece que te entreguen al llegar algún material promocional. Es un detalle que te distingue. Nos sentimos halagados cuando recibimos algo especial. Piensa en el material promocional que darás a los asistentes a tu evento (que son tu clientes, actuales y potenciales, recuerda). Es recomendable que el regalo sea siempre algo relacionado con la actividad profesional y/o el tipo de evento, Hay muchos posibles, como libretas, cuadernos, adhesivos para el móvil, pendrives, bolígrafos personalizados, pines…

Repasa todos los aspectos del evento.

Llegó por fin el día y no te queda más remedio que verificar todo los puntos que has estado trabajando durante este tiempo. Distribuye a tu equipo en las áreas que les has asignado. Llega temprano, haz un repaso rápido por si hay alguna incidencia de última hora y cuando empiezan a llegar los invitados, relájate sin descuidar la atención, pero si hay algún contratiempo intenta solucionarlo con sentido común y con buen ánimo, los nervios y reproches no servirán para mejorar nada muy al contrario pueden echarlo todo por la borda. Si te sientes más tranquilo ten previsto una alternativa por si algo no sale como esperabas. No seamos pesimistas pero si previsores.

“Disfruta de tu evento, mantén la calma y demuestra tu profesionalidad”

No olvides el cierre

Después de la fiesta, no olvides de realizar un seguimiento la retroalimentaciónes vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos. No hay nada más educado que enviar  un correo electrónico o una tarjeta dando las gracias a las personas por haber acudido a tu evento. Publica fotos de grupo con todos los invitados de la fiesta,  además de sentirnos especiales, nos llevaremos muy buena impresión y ¡ya sabéis! el boca a boca hace milagros

La importancia del protocolo en los eventos

Siempre asociamos el protocolo a algo rígido y trasnochado, a la escenificación del poder, a la expresión ceremonial y para muchos de nosotros como algo lejano. Como si se tratara de ir a tomar el té o comer con los Reyes. Esta visión no es realista, el protocolo es cercano, es un elemento facilitador de las relaciones con nuestros diferentes públicos y debe ser entendido como una herramienta a disposición de la sociedad. Pensemos un poco, ¿el protocolo sólo es aplicable para actos oficiales o de gobierno? No, El protocolo es establece la forma de actuar en distintas situaciones humanas mediante un conjunto de reglas consensuadas por norma o por tradición. Es una forma de comunicación y de estructurar el orden de funcionamiento de las relaciones y los actos.La importancia del protocolo en los eventos

El protocolo de ayer no es el de hoy, ni en las formas, ni en el fondo, vivimos otros tiempos aunque por supuesto seguimos respetando las tradiciones. El protocolo está actualizado a los nuevos tiempos y las nuevas herramientas y formatos comunicativos que no tienen por qué afectar al  desarrollo y ceremonial del acto.

¿Cómo entre el protocolo en escena en los eventos?  Pues muy fácil, mediante los actos o eventos se comunica un proyecto y su relevancia, convirtiendo al mismo en vehículo de comunicación: qué queremos comunicar, de qué forma, cómo, a quién y por qué.

¿Qué nos aporta el #Protocolo en un evento? #Netiqueta Clic para tuitear

¿Qué nos aporta el protocolo en un evento?

Nos facilita la labor de anfitriones

Porque parte del éxito de un evento está en el trabajo y buen hacer del anfitrión. El anfitrión tiene un papel decisivo, toma decisiones y asigna los recursos necesarios para el buen desarrollo del evento y la satisfacción de los asistentes. Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras

Establece la correcta precedencia y buen trato a los invitados,

y verifica su rango o nivel. Todo el trabajo invertido en el evento puede venirse abajo solo por no ubicar correctamente o dar un trato adecuado a un invitado, mucho más si se trata de una personalidad.

Crea las condiciones necesarias para que los eventos

transcurran de forma organizada, segura, ordenada, procurando que los objetivos se cumplan.

El protocolo es comunicación.

En los eventos se trata de conversar, establecer un vínculo con nuestros usuarios, nuestros clientes, nuestro público. El protocolo permite que fluya la comunicación, crea ambientes positivos.

El protocolo es una necesidad

El protocolo bien definido y entendido no es un capricho ni una imposición. Es una necesidad

El protocolo y el cronograma del evento

Un buen asesoramiento previo y un estudio profundo de nuestro acto, evitarían errores de protocolo que pueden derivar en una mala imagen o un mal desarrollo del evento. El protocolo describe minuciosamente y ayuda a llevar el cronograma de tu evento detalle a detalle.

Facilita el control del listado de invitaciones y confirmación de asistencia

Facilita el control del listado de invitaciones y confirmación de asistencia. Comprende la elaboración de los listados de invitados, el envío de las invitaciones, el seguimiento de las mismas, el control de las confirmaciones.

El conocimiento, el sentido común y el respeto

En un evento no sólo las palabras comunican, los colores, las imágenes, los logos el montaje, la colocación. Todo cuenta y forma parte del protocolo.

En resumen, los tres básicos del protocolo son el conocimiento, el sentido común y el respeto.

Hemos de conseguir que nuestro evento sea recordado de forma positiva, que nos permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

Existen muchos más consejos, personalizaciones y eventos muy específicos que podríamos relacionar. Este post sólo es un pequeño resumen que espero os sirva de ayuda.

¿Has organizado alguna vez un evento? ¿Cómo lo recuerdas? ¡Esperamos que nos cuentes tu experiencia!

Si has llegado hasta aquí ¡Gracias por leerme!

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Profesional especializada en Netiqueta, Redes Sociales, Comunicación 2.0 Protocolo Social, Protocolo Institucional y Marca Personal Siempre en modo aprendizaje. Considero la comunicación, un factor decisivo para la conexión entre las personas y para generar satisfacción Me gusta pensar que siempre hay personas a las que les pueden interesar tus aportaciones y que hay alguien que conversa contigo en cada interacción. Trabajo intensamente en este aspecto, el feedback me resulta imprescindible. Mi misión es aportar un servicio profesional enfocado a obtener mayor visibilidad, establecer nuevas conexiones y mejorar las relaciones de los equipos, poniendo en práctica el uso de la marca digital través de redes sociales y una comunicación 2.0 efectiva basada en el protocolo social, protocolo institucional, la Netiqueta y la negociación.

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